Инструкция за правилно документиране на инструктажи

Инструкции за правилно документиране на инструктажи.Правилата за правилно документиране на инструктажи.Инструктаж - често допускани грешки при провеждането


⚠️Инструктаж и обучение на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд
В тази публикация ще Ви дадем полезни съвети от практиката за избягване на често допусканите грешки при провеждане на инструктаж.Предоставяме ви възможност да научите кои са най-чести допусканите грешки както добри практики при документиране на инструктажи.
⚠️Обяснения за правилно документиране на инструктажи по безопасност и здраве при работа, съгласно Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд
Изисквания за документиране на инструктажите
✔️Нормативните изискванията за документиране на инструктажите са определени в Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г. , като в Приложение №1 на наредбата има примерни образци на 3 вида книги за инструктаж по безопасност и здраве при работа:
  • книга за начален инструктаж
  • книга за инструктаж на работното място, периодичен и извънреден инструктаж
  • книга за ежедневен инструктаж
✔️В наредбата е определено кой инструктаж как и къде се документира, което е очевидно и от наименованията на книгите, а именно:
Инструктажите, проведени по реда на наредбата, се документират в Книги за инструктажи съгласно приложение № 1.
Инструктажите на лицата по ал. 1, т. 6 се провеждат и документират по ред, установен от работодателя като това са:
  • всеки работещ независимо от срока на договора;
  • работещите, предоставени им от предприятие, което осигурява временна заетост;
  • командировани работници и служители;
  • работещи от други предприятия, които ще работят на територията на предприятието;
  • лица, приети за обучение или за повишаване на квалификацията;
  • лица, с които се провежда производствена практика;
  • всички други лица, които ще посещават производствени звена на предприятието.
✔️Работодателят може да ползва някой от наличните образци в наредбата за документиране.
Начален инструктаж
Този инструктаж се провежда в деня на постъпване (явяване) на работа и се документира в книгата за начален инструктаж. Книга за инструктаж по безопасност и здраве при работа - Начален инструктаж Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г..
Длъжностното лице определено от Работодателя, провежда началния инструктаж по предварително разработена програма за начален инструктаж като издава служебна бележка, съгласно Приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.
⚠️Важно!!
Датата на постъпване (явяване) на работа по трудовият договор трябва да съвпада с датата на издадената служебната бележка и записът (подписът на служителя) в книгата за начален инструктаж. 
На лица като:
  • работещите, предоставени им от предприятие, което осигурява временна заетост;
  • командировани работници и служители;
  • работещи от други предприятия, които ще работят на територията на предприятието;
  • лица, приети за обучение или за повишаване на квалификацията;
  • лица, с които се провежда производствена практика;
  • всички други лица, които ще посещават производствени звена на предприятието.
  • служебна бележка, съгласно Приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 НЕ СЕ ИЗДАВА, те задължително се вписват/регистрират в книгата за начален инструктаж.
Служебна бележка се издава само на лица, които имат сключен трудов договор и се съхранява в личното трудово досие на служителя.
Инструктаж на работно място
Инструктажа на работно място се провежда за конкретното работното място преди да бъде възложена самостоятелна работа на работника или служителя по предварително утвърдена от работодателя програма. Проведеният инструктаж на работно място се документира в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж - Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г., като се отбелязва вида на инструктажа - (на работно място) в графа № 6 вид на инструктажа.
Наредбата допуска едновременно провеждане на начален инструктаж и инструктаж на работното място в предприятия с персонал до 50 работници и служители включително и/или ограничен обем от производствени дейности. В тези случаи инструктаж на работното място се провежда в деня на провеждане на началния инструктаж (съвпадат).
⚠️Важно!!
При описаният случай датите на провеждане на инструктаж и за двете книги ( за начален инструктаж и за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж) - съвпадат.
На работниците и служителите, работата на които е свързана с използване, обслужване и поддържане на машини и други технически съоръжения или са заети в дейности, създаващи опасност за здравето и живота на хора, независимо от тяхната подготовка, образование, квалификация и трудов стаж по същата или друга професия, освен инструктаж на работното място Наредбата изисква и провеждане на обучение по правилата за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд.
В тези случаи се провежда обучение, за което се съставя протокол от проведен изпит и след успешно положен изпит, лицата се допускат до самостоятелна работа. Издава се Изпитен протокол - съгласно чл. 13 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г. за проведеното обучение, който се съхранява в трудовото досие на работещия.
⚠️Важно!!
За случаите на които се провежда обучение, за което се съставя протокол от проведен изпит, записът в графа №6 (на работното място) в книгата за периодичен инструктаж е с датата на успешно положения изпит и допускането до самостоятелна работа на работника, съгласно Приложение №3 за минимална продължителност на началния инструктаж и инструктажа на работното място от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.
В книгата за периодичен инструктаж за регистрираният запис (на работното място), в графата ( подпис на ръководител, разрешил самостоятелна работа) задължително се подписва лицето (Ръководителя), които допуска служителя до самостоятелна работа ( началник производство, бригадир, началник смяна и др.)
Периодичен инструктаж
Периодичният инструктаж се провежда по предварително утвърдена от работодателя програма не по-рядко от един път на три месеца за работещите, пряко заети в дейности с висок производствен риск, включително: 
  • в подземни, минни и геологопроучвателни обекти; 
  • в кариери; 
  • в добива на нефт и газ; 
  • в превозите в железопътния транспорт; 
  • в производството и употребата на взривни материали; 
  • в международните автомобилни превози; 
  • в автомобилните превози на опасни товари по шосе; 
  • при работа с опасни химически вещества и препарати; 
  • при строителни и монтажни работи.
Не по-рядко от един път годишно за всички останали работещи по предварително утвърдена от работодателя програма, освен ако в други нормативни актове не е регламентирана по-малка периодичност.
Периодичният инструктаж се документира в книга за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж - ( това е същата книга, в която сте документирали и инструктаж на работното място). Инструктираните лица се вписват с пореден номер.
⚠️Важно!!
За дейности но които се провежда не по-рядко от един път на три месеца (тримесечно) периодичен инструктаж и дейности но които се провежда не по-рядко от един път годишно в графата ( подпис на ръководителя, разрешил самостоятелна работа) остава празна т.е. НЕ се попълва.
Ежедневен инструктаж
Ежедневен инструктаж се провежда всеки ден на работещи, пряко заети в дейности с висок производствен риск, включително:

  • в подземни, минни и геологопроучвателни обекти;
  • в кариери;
  • в добива на нефт и газ;
  • в превозите в железопътния транспорт;
  • в производството и употребата на взривни материали;
  • в международните автомобилни превози;
  • в автомобилните превози на опасни товари по шосе;
  • при работа с опасни химически вещества и препарати;
  • при строителни и монтажни работи - непосредствено преди започване на работа по предварително утвърдена от работодателя програма.
Ежедневен инструктаж се документира се в книга за ежедневен инструктаж - Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.,
⚠️Важно!!
За водачите в международните автомобилни превози и за водачите, превозващи опасни товари по силата на Европейската спогодба за международен превоз на опасни товари по шосе - ADR, и Наредба № 40 от 2004 г. за условията и реда за извършване на автомобилен превоз на опасни товари, ежедневният инструктаж се съвместява с периодичния инструктаж, провежда се преди тръгване на път и се документира в Книгата за ежедневен инструктаж.
За работещи в строителството и строително - монтажни дейности ежедневен инструктаж се провежда всеки ден преди започване на работа.
Ежедневният инструктаж се провежда от прекия ръководител на работата или друго лице, определено със заповед на работодателя.
Извънреден инструктаж се провежда:
  • след всяка трудова злополука по чл. 55, ал. 1 на Кодекса за социално осигуряване;
  • при установена професионална болест;
  • след пожар;
  • промишлена авария;
  • природно бедствие;
  • както и при констатирани груби нарушения на правилата, нормите и изискванията по безопасност и здраве при работа;
  • при промяна на технологичния процес;
  • при въвеждане на нови машини и съоръжения;
  • при промяна на работното място или организацията на работа;
  • по предписание на контролен орган;
Извънреден инструктаж се провежда и с работещи, отсъствали от работа повече от 45 календарни дни, след завръщането им на работа, преди да започнат да изпълняват преките си задължения.
Както и по преценка на работодателя или прекия ръководител за организиране на ремонтни или други дейности с участие на работници и специалисти с различни професии и квалификация, както и при работи, изискващи специфични мерки за безопасност и здраве при работа, преди започване изпълнението на задачите на работещите се провежда извънреден инструктаж.
Извънреден инструктаж се провежда по предварително изготвена програма в зависимост от причината, която е наложила неговото провеждане.
⚠️Важно!!
Графата (подпис на ръководителя, разрешил самостоятелна работа) остава празна т.е. НЕ се попълва.
Правилно написани книги за инструктаж
Книга за начален инструктаж - еднократно се вписват:
  • служителите по реда на постъпване на работа;
  • работещи от предприятия за временна заетост;
  • лица със сключени граждански договори;
  • командировани работници; работещи от други компании, които ще работят на територията на предприятието;
  • обучаващи се лица;
  • лица, на които се провежда практика и всички други лица, които посещават предприятието.
Книга за инструктаж на работно място, периодичен и извънреден - в книгата се вписват трите вида инструктаж по реда на провеждането им.
Книга за ежедневен инструктаж - попълва се ежедневно, непосредствено преди започване на работа.
Общи правила за правилно документиране на инструктаж
Книгите за инструктаж трябва да отговарят на Наредбата по същия начин в организацията/предприятието. 
⚠️Не може да се премахват колони и редове както и пропускане на тяхното попълване.
Възможно е книгите за инструктаж да бъдат поръчани в печатница с данни на организацията/предприятието както и с повече страници или по-голям формат, по-високи редове, воден знак или поставено лого и т.н..

Пореден номер на инструктажа (№ по ред)
Първата колона на всяка книга за инструктаж е (№ по ред). Това е номер по ред на документирания в книгата за инструктаж.
При провеждане на начален инструктаж и постъпване на 5 човека едновременно това се явяват пет отделно проведени инструктажа. Съответно всеки отделен инструктаж на работещ си има свой пореден номер. При следващия начален инструктаж продължавате по ред със поредна номерация т.е. без повторение или прекъсване.

В графите се изписват и трите имена на инструктирания
В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме и фамилия на инструктирания". Това означава, че определения образец съгласно наредбата задължава пълното изписване на трите имена на инструктираното лице и не се позволяват съкращения или изписване само на две имена.
Възможно е да се случи да има двама служителя в един офис с едно и също име и фамилия. Инструктираният трябва да бъде еднозначно определен, поради което и е задължително да се спазва изискването за попълване на три имена.

Пълно изписване на следващите две колони - на звеното и длъжността.
Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени съответно:
„Цех, звено, отдел, участък"
„Длъжност, вид работа, професия"

Важно е да записваме пълното наименование на звеното или длъжността.
Може да се използват абревиатури за изписване които еднозначно определят „Цех, звено, отдел, участък" или „Длъжност, вид работа, професия". Няма изрична забрана за тяхното използване ако е прието да се използват в организацията/предприятието.
В наредбата липсва описания за поставените многоточия в две от колоните. Често пораждам съмнение в инструктиращите лица дали правилно са попълнили книгите.
Предназначението на тези многоточия е да насочват по какъв начин е необходимо да се попълни информацията в съответния ред, а не са предназначени за попълване в образеца който е показан на книгата.

Задължително без знак за повторение ⚠️(-||-)
При необходимост да се попълни инструктаж за 5 или повече пъти наименованието на един и същ офис или длъжност, много често предпочиташ за по-бързо да използваш знак за повторение (-||-) вместо отново и отново да ги изписваш всичко необходимо.
В нормативната база няма изрична забрана за това, но в заглавието на всяка колона изрично е посочено как трябва да бъде попълнена съответната клетка независимо, че нормативната база няма изрична забрана.
Мнението на някои проверяващи инспектори е че документирането по този начин е знак за формализъм при извършване на инструктажите.
Трябва да възприемете книгите за провеждане на инструктаж като един много важен документ, който ви защитава от подвеждане професионална отговорност по наказателния кодекс. При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.

Винаги трябва за всеки инструктиран да се нанесе отделен подпис на инструктиращия.
Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструктиращият поставя няколко разтегнати подписа по височината на колоната или даже един страшно разтеглен, с които удостоверява провеждането на инструктажа на 5 или повече служителя/работника.
Запомнете, че инструктажът на всеки работещ е самостоятелен акт и необходимо той да бъде удостоверен отделно. Подписвайки по този начин намеква за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на инструктажа.

Не трябва да има празни редове в книгите.
Понякога, с цел прегледност се прескачат един два реда между направеният и следващия инструктаж или се започва на нова страница, като в този случай редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават празни. Оставени така се предоставя възможност за дописване на инструктажи в последствие.
Разбира се, че може да започнете следващия инструктаж на нова страница и може да оставите празни редове между два поредни инструктажа, но те трябва да бъдат (затворени), т.е. празните редове да бъдат маркирани с приетия за това знак „Z" или по друг подходящ за вас начин, така че да не позволите дописване в последствие.
⚠️Важно!!
В наредбата няма изрично описание дали може или не може да оставите празни редове или страници.

Задължително да има подпис на инструктираното лице
Ако няма подпис на инструктираното лице, това на практика показва, че не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е писменото доказателство, че му е „проведен" инструктаж.

Задължително подпис на инструктиращото лице
Липсата на положен подпис на инструктиращото лице води размисъл, че не е изпълнено нормативното изискване за документиране на инструктажа.
Също се навежда на мисълта, че с провеждане на инструктажа нещо не е наред, т.е. книгата за инструктаж е оставена само за събиране на подписи като реално проведен инструктаж не е провеждан. Последователността да отделиш достатъчно време за провеждане на инструктаж и инструктираното лице да се подпише в книгата и да не намериш време да поставиш своя подпис, за да удостовериш провеждане на инструктаж води до съмнение.

Няма нормативно изискване кой да извършва записа в книгите за инструктаж.
Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно от лицата.
Може да бъдат изписани от инструктиращият като инструктираните само се подписват или инструктираните сами изписват имената, длъжностите и другите графи, а инструктиращият само се подписва.
Това решение е индивидуално за всяка фирма по кои начин ще се провеждат инструктажите.
Длъжностните лица провеждащи инструктажите се определят със заповед за видовете инструктажи, като те трябва да са преминали обучение и да имат издадено валидно в срок удостоверение.
Ако имате необходимост от съдействие при попълване на книгите за инструктаж, не се колебайте да се свържете с нас.