Длъжностна характеристика на длъжността Главен секретар администрация

Длъжностна характеристика на длъжността Главен секретар, администрация.Характеристика на длъжността Главен секретар администрация.Главен секретар администрация

Структурно звено
Структурна единица
Териториално звено
Подчиненост, връзки и взаимодействия
Длъжността е подчинена на:
Министър
Длъжността ръководи:
Директори на дирекции
Място в структурата:
ГЛАВЕН СЕКРЕТАР

Цел на длъжността:
Осъществява потребността от осъществяване административното ръководство на администрацията.
Основни взаимоотношения
Вътрешни:
В рамките на администрацията - с областен управител и зам.-областни управители, директори, началници на отдели, експерти с цел уточняване и възлагане на задачи, контрол и координация на изпълнението.
Външни:
1.извън рамките на администрацията - с Министерски съвет, министерства, областни и общински администрации на ръководно и/или експертно ниво с цел получаване и даване на указания, координация на съвместна дейност, обмен на информация;
2.с граждани с цел координация на административното обслужване.
Трудови задачи и задължения, характеризиращи съдържанието на длъжността

Задължения:
1.Ръководи, координира и контролира дейността на администрацията.
2.Контролира спазването на сроковете за изпълнение на задачите, произтичащи от нормативни актове или възложени от министъра.
3.Определя организацията на работа и реда за документооборота в администрацията.
4.Контролира и отговаря за работата с документите, тяхното съхраняване и опазването на служебната тайна.
5.Организира и контролира процеса на атестиране на служителите в областната администрация.
6.Утвърждава вътрешни правила за реда и организацията на административното обслужване на физически и юридически лица.
7.Утвърждава реда за влизане в сградата на администрацията и пропускателния режим за други длъжностни лица и граждани.
8.Създава условия за нормална и ефективна работа на звената в администрацията.
9.Атестира директорите на дирекции.
10.Анализира потребностите от обучение на служителите и прави предложения за общо и специализирано обучение.
11.Изпълнява и други задачи в областта на длъжността.
12.Спазва всички задължения при изпълнение на възложената работа, съгласно чл. 126 от КТ.
13.Спазва Правилника за вътрешния трудов ред.
14.При необходимост е на разположение и в извънработно време.
15.Познава и спазва вътрешната нормативна уредба на организацията - инструкциите за безопасна работа, критериите за добро обслужване, процедурите за ефективно осъществяване на дейността и др.
16.Повишава професионалната си квалификация.

Отговорности:
1.Административната организация и процес.
2.Разработените отчети и становища в областта на компетенциите си.
3.Организация, наблюдение и разпределяне на работата между служителите.
4.Селекция на служители.
5.Въвеждане и обучение на служители.
6.Оценка на трудовото изпълнение.
7.Дисциплинарен контрол и разглеждане на оплаквания.
8.Недостоверна информация, подавана съм ръководството.
9.Неизпълнение на заповеди и разпоредби на изпълнителния директор.

Права:
1.Работата се възлага основно от министъра.
2.Взема самостоятелни решения по отношение на административното ръководство и контрол на служителите в администрацията, както и при подготовката на анализи, становища, доклади и предложения.
3.Всички свои действия, свързани със служебните ангажименти, съгласува с прекия си ръководител.
4.Изисква и получава необходимите материали и информация, отнасящи се към дейността защита на информацията.
5.Подпомага вземането на решения на по-високо ниво чрез анализи, становища и препоръки.
6.Прави предложения и осъществява контрол при определяне на възнагражденията на служителите в администрацията.
Критерии за оценяване на трудовото представяне:
1.Подадена точна, вярна и навреме информация.
2.Изпълнение на поставените задачи в срок.
3.Липса на изтичане на конфиденциална информация.
4.Контрол при съхраняване и предаване на информацията.

Профил на длъжността
Постижения на изпълнителя:
Висше образование - образователно-квалификационна степен магистър
Вид и равнище на образованието:
Професионална област - икономика, право, хуманитарни науки
Професионален опит:
Професионален опит - в съответствие с изискванията на ЕКДА.

Специални умения:
Допълнителна квалификация - компютърни умения
Владеене на чужди езици: английски
Личностни изисквания към изпълнителя и поведенчески характеристики:
Наблюдателност, емоционална устойчивост, тактичност, комуникативност, организираност, отговорност, лоялност, честност.

Други специфични изисквания:
1.способност да планира, организира и контролира собствената си работа;
2.способност да планира, организира и контролира работата на другите с цел постигане на поставените цели;
3.способност да привлича помощ и да предизвиква уважение в ролята си на лидер;
4.способност да представя и разпространява идеи;
5.способност да анализира информация, да я синтезира и да представя резултатите;
6.способност да прилага идеите на практика;
7.обективност на преценката;
8.способност да предлага иновационни решения на проблемите в рамките на съществуващите указания и процедури;
9.отдаденост на работата и способност да работи добре под напрежение;
10.стремеж към успех и желание да развива собствения си потенциал.

Условия на труд и производствена среда:
Работи в офис.
Специфични условия на труд:
Работното място е оборудвано с необходимите технически средства, подпомагащи дейността.
Режим на труд и почивка:
Режимът на работа се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред.
Работно и униформено облекло, лични предпазни средства:
Не ползва работно облекло. Спазва приетия стил на обличане в организацията.
Битови придобивки и привилегии:
Ползва всички битови придобивки и привилегии, приети в социалната програма на организацията.
Вътрешноорганизационна кариера:
Съгласно приетата система за оценяване в държавната администрация.
Система за работната заплата:
Основно трудово възнаграждение, съгласно приетата система за заплащане.
Общи и заключителни разпоредби:
Изменения и допълнения в настоящата длъжностна характеристика се извършват по реда на нейното утвърждаване.
Настоящата длъжностна характеристика може да бъде изменяна и допълвана от работодателя при промяна на изискванията и задълженията, произтичащи от нормативни или структурни промени.

Изготвил: .....................          Утвърдил: .........................................
                         (подпис)                  (подпис и печат на работодателя)
Дата: ....................
Получих екземпляр от длъжностната характеристика: ............................................
                                                                           (подпис на работника или служителя)