Длъжностна характеристика на длъжността Главен секретар администрация

Длъжностна характеристика на длъжността Главен секретар, администрация.Характеристика на длъжността Главен секретар администрация.Главен секретар администрация

Длъжностна характеристика на длъжността Главен секретар администрация
Структурно звено
Структурна единица
Териториално звено
Подчиненост, връзки и взаимодействия
Длъжността е подчинена на:
Министър
Длъжността ръководи:
Директори на дирекции
Място в структурата:
ГЛАВЕН СЕКРЕТАР

Цел на длъжността:
Осъществява потребността от осъществяване административното ръководство на администрацията.
Основни взаимоотношения
Вътрешни:
В рамките на администрацията - с областен управител и зам.-областни управители, директори, началници на отдели, експерти с цел уточняване и възлагане на задачи, контрол и координация на изпълнението.
Външни:
1.извън рамките на администрацията - с Министерски съвет, министерства, областни и общински администрации на ръководно и/или експертно ниво с цел получаване и даване на указания, координация на съвместна дейност, обмен на информация;
2.с граждани с цел координация на административното обслужване.
Трудови задачи и задължения, характеризиращи съдържанието на длъжността

Задължения:
1.Ръководи, координира и контролира дейността на администрацията.
2.Контролира спазването на сроковете за изпълнение на задачите, произтичащи от нормативни актове или възложени от министъра.
3.Определя организацията на работа и реда за документооборота в администрацията.
4.Контролира и отговаря за работата с документите, тяхното съхраняване и опазването на служебната тайна.
5.Организира и контролира процеса на атестиране на служителите в областната администрация.
6.Утвърждава вътрешни правила за реда и организацията на административното обслужване на физически и юридически лица.
7.Утвърждава реда за влизане в сградата на администрацията и пропускателния режим за други длъжностни лица и граждани.
8.Създава условия за нормална и ефективна работа на звената в администрацията.
9.Атестира директорите на дирекции.
10.Анализира потребностите от обучение на служителите и прави предложения за общо и специализирано обучение.
11.Изпълнява и други задачи в областта на длъжността.
12.Спазва всички задължения при изпълнение на възложената работа, съгласно чл. 126 от КТ.
13.Спазва Правилника за вътрешния трудов ред.
14.При необходимост е на разположение и в извънработно време.
15.Познава и спазва вътрешната нормативна уредба на организацията - инструкциите за безопасна работа, критериите за добро обслужване, процедурите за ефективно осъществяване на дейността и др.
16.Повишава професионалната си квалификация.

Отговорности:
1.Административната организация и процес.
2.Разработените отчети и становища в областта на компетенциите си.
3.Организация, наблюдение и разпределяне на работата между служителите.
4.Селекция на служители.
5.Въвеждане и обучение на служители.
6.Оценка на трудовото изпълнение.
7.Дисциплинарен контрол и разглеждане на оплаквания.
8.Недостоверна информация, подавана съм ръководството.
9.Неизпълнение на заповеди и разпоредби на изпълнителния директор.

Права:
1.Работата се възлага основно от министъра.
2.Взема самостоятелни решения по отношение на административното ръководство и контрол на служителите в администрацията, както и при подготовката на анализи, становища, доклади и предложения.
3.Всички свои действия, свързани със служебните ангажименти, съгласува с прекия си ръководител.
4.Изисква и получава необходимите материали и информация, отнасящи се към дейността защита на информацията.
5.Подпомага вземането на решения на по-високо ниво чрез анализи, становища и препоръки.
6.Прави предложения и осъществява контрол при определяне на възнагражденията на служителите в администрацията.
Критерии за оценяване на трудовото представяне:
1.Подадена точна, вярна и навреме информация.
2.Изпълнение на поставените задачи в срок.
3.Липса на изтичане на конфиденциална информация.
4.Контрол при съхраняване и предаване на информацията.

Профил на длъжността
Постижения на изпълнителя:
Висше образование - образователно-квалификационна степен магистър
Вид и равнище на образованието:
Професионална област - икономика, право, хуманитарни науки
Професионален опит:
Професионален опит - в съответствие с изискванията на ЕКДА.

Специални умения:
Допълнителна квалификация - компютърни умения
Владеене на чужди езици: английски
Личностни изисквания към изпълнителя и поведенчески характеристики:
Наблюдателност, емоционална устойчивост, тактичност, комуникативност, организираност, отговорност, лоялност, честност.

Други специфични изисквания:
1.способност да планира, организира и контролира собствената си работа;
2.способност да планира, организира и контролира работата на другите с цел постигане на поставените цели;
3.способност да привлича помощ и да предизвиква уважение в ролята си на лидер;
4.способност да представя и разпространява идеи;
5.способност да анализира информация, да я синтезира и да представя резултатите;
6.способност да прилага идеите на практика;
7.обективност на преценката;
8.способност да предлага иновационни решения на проблемите в рамките на съществуващите указания и процедури;
9.отдаденост на работата и способност да работи добре под напрежение;
10.стремеж към успех и желание да развива собствения си потенциал.

Условия на труд и производствена среда:
Работи в офис.
Специфични условия на труд:
Работното място е оборудвано с необходимите технически средства, подпомагащи дейността.
Режим на труд и почивка:
Режимът на работа се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред.
Работно и униформено облекло, лични предпазни средства:
Не ползва работно облекло. Спазва приетия стил на обличане в организацията.
Битови придобивки и привилегии:
Ползва всички битови придобивки и привилегии, приети в социалната програма на организацията.
Вътрешноорганизационна кариера:
Съгласно приетата система за оценяване в държавната администрация.
Система за работната заплата:
Основно трудово възнаграждение, съгласно приетата система за заплащане.
Общи и заключителни разпоредби:
Изменения и допълнения в настоящата длъжностна характеристика се извършват по реда на нейното утвърждаване.
Настоящата длъжностна характеристика може да бъде изменяна и допълвана от работодателя при промяна на изискванията и задълженията, произтичащи от нормативни или структурни промени.

Изготвил: .....................          Утвърдил: .........................................
                         (подпис)                  (подпис и печат на работодателя)
Дата: ....................
Получих екземпляр от длъжностната характеристика: ............................................
                                                                           (подпис на работника или служителя)