Инструктаж - често допускани грешки при провеждането му

Правилното организиране, провеждане и документиране на инструктажите по безопасност и здраве при работа е задължение на работодателя. На практика грешките често не са свързани с липса на проведен инструктаж, а с неправилно определена организация, пропуснати срокове, непълна документация или формално изпълнение.

Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. определя условията и реда за провеждане на обучението и инструктажите на работниците и служителите. След измененията от 2024 г. нормативната уредба допуска дистанционна форма на инструктаж, както и електронно документиране при изпълнение на съответните изисквания.

1. Няма писмено определена организация на инструктажите

Една от най-сериозните грешки е работодателят да провежда инструктажи без предварително определена организация.

Вътрешната организация трябва ясно да определя:

• видовете инструктажи, които се провеждат;
• работещите, които подлежат на съответния инструктаж;
• лицата, които провеждат инструктажите;
• тематиката и съдържанието;
• периодичността;
• начина на документиране;
• реда при отсъствие на определеното лице;
• условията за дистанционно провеждане, когато се прилага такава форма.

2. Лицата, които провеждат инструктаж, не са ясно определени

Работодателят трябва да определи лицата, които ще провеждат отделните видове инструктажи. Неясното възлагане на тази функция създава риск инструктажът да бъде пропуснат или документиран от лице, което няма възложена такава задача.

Добра организационна практика е да бъде определен и заместник, който да изпълнява функцията при отпуск, болничен или друго отсъствие на титуляра.

3. Тематиката не е съобразена с конкретната работа

Инструктажът не трябва да бъде общ текст, еднакъв за всички длъжности. Съдържанието трябва да отчита характера на работата, работното място, конкретните опасности, оценката на риска и приложимите правила за безопасност.

При периодичния инструктаж е подходящо да се включват и:

• промени в нормативните изисквания;
• промени в технологичните процеси;
• нови опасности и рискове;
• данни за възникнали инциденти и трудови злополуки;
• причините за тях и предприетите мерки;
• промени във вътрешните инструкции.

4. Непроведен периодичен инструктаж на отсъстващи работещи

Това е типичен организационен пропуск. Работещият отсъства в деня, определен за периодичния инструктаж, а след връщането му никой не проследява спазването на изискуемата периодичност.

Работодателят трябва да организира проследяване на отсъстващите лица така, че изискуемата периодичност на инструктажа да бъде спазена.

5. Не се спазва периодичността

Периодичният инструктаж не трябва да се отлага заради служебна ангажираност, отпуск или липса на заместник.

Когато специален нормативен акт определя по-кратък срок, прилага се специалното изискване.

6. Работи се със стар образец на книгата за инструктаж

След нормативни промени работодателят трябва да провери дали документите съответстват на действащите образци и реквизити.

Стар шаблон, останал от предишна редакция на нормативен акт, не трябва автоматично да продължава да се прилага.

7. Непълно попълване на реквизитите

Често в документацията липсват данни, попълват се съкратено или се оставят празни полета.

Всеки запис трябва да позволява еднозначно установяване на инструктираното лице, датата, вида инструктаж и лицето, което го е провело.

8. Поставяне на знак за повторение вместо пълно попълване

Знакът за повторение често се поставя с цел спестяване на време, когато няколко последователни работещи са от един отдел или имат една и съща длъжност.

Когато няма изрична забрана, това не означава автоматично нарушение. Пълното попълване на всеки ред е по-добра практика, защото намалява съмненията за формално документиране.

9. Формално подписване без реално проведен инструктаж

Подписът доказва документиране на инструктажа, но не трябва да замества реалното запознаване на работещия с опасностите, мерките и правилата за безопасност.

При проверка или трудова злополука се оценява не само наличието на подпис, а цялостната организация по безопасност.

10. Смесване на инструктаж и обучение

Инструктажът и обучението по безопасност и здраве не са едно и също действие.

За определени дейности, професии и работно оборудване са необходими допълнително обучение, проверка на знанията, правоспособност или квалификационна група. Проведеният инструктаж не замества тези изисквания.

11. Неправилно документиране на инструктажа на работното място

Инструктажът на работното място трябва да бъде свързан с конкретната дейност, работното оборудване и рисковете на съответното работно място.

При длъжности и дейности, при които преди самостоятелна работа е необходимо обучение или усвояване на безопасни практически умения, тези действия трябва да бъдат организирани и документирани отделно според приложимите изисквания.

12. Не се актуализира тематиката след промяна в риска

При промяна на технологията, въвеждане на ново оборудване, промяна на работното място, възникнал инцидент или нов риск тематиката на инструктажите трябва да бъде прегледана.

Стар текст, който не отчита реалните условия на труд, обезсмисля инструктажа.

13. Не се провежда извънреден инструктаж, когато е необходим

Извънредният инструктаж не трябва да се възприема като формална процедура. При настъпване на обстоятелства, които изискват такъв инструктаж, работодателят трябва да го организира своевременно.

Причината, тематиката и обхватът трябва да съответстват на конкретната ситуация.

14. Дистанционен инструктаж без утвърдени правила

След измененията в Наредба № РД-07-2 дистанционната форма е нормативно регламентирана. Това не означава, че работодателят трябва само да изпрати файл или линк и да счита инструктажа за проведен.

Работодателят трябва да утвърди правила за информационните и комуникационните технологии и реда за дистанционно провеждане и да запознае работещите с тези правила.

15. Електронно документиране без необходимата организация

Електронното документиране не означава обикновена електронна таблица без контрол върху авторството, идентификацията и целостта на данните.

Когато работодателят избере електронен режим, той трябва да организира процеса така, че документите да отговарят на нормативните изисквания и да бъдат представени при проверка.

16. Използва се отменената служебна бележка като задължителен документ

В старите материали по Наредба № РД-07-2 често се среща изискване за служебна бележка след начален инструктаж. Това е една от причините старите вътрешни процедури и шаблони да бъдат преглеждани след нормативни изменения.

Не трябва автоматично да се прилагат документи от отменени приложения само защото са били част от предходна практика.

17. Оставяне на празни редове и неприключени записи

Празните редове, непопълнените полета и неясните корекции създават риск от последващо дописване и поставят под съмнение надеждността на документацията.

Записите трябва да се водят последователно и четливо, а корекциите да не заличават първоначалната информация.

18. Няма контрол върху качеството на инструктажите

Работодателят не трябва да приема, че издаването на заповед и предоставянето на книга за инструктаж са достатъчни.

Периодично трябва да се проверява:

• спазват ли се сроковете;
• попълва ли се документацията правилно;
• актуална ли е тематиката;
• провежда ли се инструктажът реално;
• има ли пропуснати служители;
• има ли промени в рисковете или нормативните изисквания.

Практически контролен списък

Нормативна основа

Основният нормативен акт е Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.

Често задавани въпроси

Трябва ли отсъстващ служител да премине периодичен инструктаж след връщането си?

Работодателят трябва да организира проследяване на отсъстващите лица така, че изискуемата периодичност на инструктажа да бъде спазена.

Може ли инструктажът да бъде дистанционен?

Да. Наредба № РД-07-2 допуска дистанционна форма при изпълнение на изискванията за организацията и информационните и комуникационните технологии.

Може ли документацията за инструктажите да бъде електронна?

Да, когато електронното документиране е организирано съгласно действащите нормативни изисквания.

Трябва ли да се издава служебна бележка след начален инструктаж?

Старите вътрешни процедури, основани на отменени приложения към наредбата, трябва да бъдат актуализирани. Не трябва да се третира старият образец на служебна бележка като действащо универсално изискване.

Колко често се провежда периодичен инструктаж?

Не по-рядко от веднъж на три месеца за работещите, пряко заети в дейности с висок производствен риск, и не по-рядко от веднъж годишно за останалите, освен когато специален нормативен акт изисква по-кратък период.

Подписът достатъчен ли е, за да се счита инструктажът за проведен правилно?

Не. Подписът е част от документирането. Инструктажът трябва реално да е проведен и съдържанието му да съответства на конкретните рискове и работа.