Длъжностна характеристика

Длъжностната характеристика е важен вътрешен документ за организацията на труда. Тя конкретизира работата, за която страните са сключили трудов договор, и дава на работещия ясна информация за неговите функции, задачи, отговорности и място в организационната структура.

Трудовото законодателство не определя един задължителен универсален образец или нормативно установена структура за всички длъжностни характеристики. Работодателят разработва съдържанието според конкретната длъжност, дейността на предприятието и приложимите нормативни изисквания.

Правна основа на длъжностната характеристика

Чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекса на труда

Кодексът на труда задължава работодателя да предостави на работника или служителя длъжностна характеристика. Екземпляр от нея се връчва при сключването на трудовия договор срещу подпис, като се отбелязва датата на връчването.

Длъжностната характеристика трябва да съответства на работата, за която е сключен трудовият договор, и да конкретизира функциите и задачите, свързани с длъжността.

Какво трябва да съдържа длъжностната характеристика?

Няма нормативно установена универсална структура. На практика добре разработената длъжностна характеристика съдържа информация, която позволява ясно да се определи съдържанието на работата и мястото на длъжността в организацията.

Обичайно се включват:

• наименование на длъжността;
• код по Националната класификация на професиите и длъжностите – НКПД;
• структурно звено;
• място на длъжността в организационната структура;
• пряка подчиненост;
• основна цел на длъжността;
• основни функции;
• конкретни трудови задачи и задължения;
• права във връзка с изпълнението на работата;
• отговорности;
• вътрешни и външни взаимодействия;
• изисквания за образование и квалификация;
• изисквания за професионален опит, когато са необходими;
• необходими знания и умения;
• специфични изисквания за длъжността;
• изисквания за безопасност и здраве при работа, когато са относими;
• данни за изготвяне и утвърждаване;
• данни за връчване на работника или служителя.

Това са практически елементи, а не нормативно установен универсален списък за всяка длъжност.

Наименование на длъжността и код по НКПД

Наименованието на длъжността трябва да бъде съобразено с трудовия договор и приложимата Национална класификация на професиите и длъжностите.

Кодът по НКПД подпомага точното идентифициране на длъжността и трябва да съответства на реално изпълняваната работа.

Не е добра практика длъжност да се избира само по сходно наименование, ако описанието и реалното съдържание на труда се различават съществено.

Основни функции и трудови задължения

Това е съществената част на длъжностната характеристика. Задълженията трябва да описват реалната работа, която работникът или служителят изпълнява.

Добрата формулировка:

• описва конкретни дейности;
• ясно определя отговорностите;
• избягва неясни и прекалено общи изрази;
• съответства на характера на длъжността;
• не включва несвързани функции само с цел работодателят да разполага с неограничена свобода за възлагане на работа;
• съответства на организацията и реалните процеси в предприятието.

Може да се предвиди изпълнение и на други задачи, възложени от прекия ръководител, но те трябва да бъдат свързани с характера на длъжността и с договорената работа.

Отговорности на длъжността

Отговорностите трябва да следват реалните функции на работещия. Не трябва механично да се копират от длъжностни характеристики на други предприятия.

Според длъжността могат да бъдат определени отговорности:

• за качеството и сроковете на извършваната работа;
• за поверено имущество, материали и оборудване;
• за документи и информация;
• за спазване на вътрешните правила;
• за опазване на поверителна информация;
• за безопасност и здраве при работа;
• за ръководство и контрол на подчинени лица;
• за взаимоотношения с клиенти, доставчици и институции;
• за изпълнение на специални нормативни изисквания.

Изисквания за заемане на длъжността

Работодателят определя необходимите изисквания за изпълнение на работата, освен когато закон или друг нормативен акт предвижда конкретни изисквания за съответната професия или длъжност.

В зависимост от работата могат да се определят:

• минимално образование;
• професионална квалификация;
• правоспособност;
• професионален опит;
• езикови знания;
• дигитални и технически умения;
• специализирани знания;
• други обективно необходими изисквания.

Изискванията трябва да имат връзка с работата. Необоснованото включване на условия, които нямат отношение към изпълнението на длъжността, създава трудовоправен риск.

ЗБУТ в длъжностната характеристика

Когато характерът на длъжността го налага, в характеристиката трябва ясно да се определят функциите и отговорностите, свързани с безопасността и здравето при работа.

Според конкретната длъжност това включва:

• спазване на правилата и инструкциите по ЗБУТ;
• правилна работа с машини и оборудване;
• носене на предоставените лични предпазни средства;
• съобщаване за опасности, аварии и неизправности;
• участие в инструктажи и обучения;
• спазване на установения технологичен процес;
• отговорности за безопасността на подчинени лица, когато длъжността има ръководни функции;
• специални задължения, произтичащи от конкретната дейност.

Кога и как се връчва длъжностната характеристика?

Съгласно чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекса на труда екземпляр от длъжностната характеристика се предоставя на работника или служителя при сключването на трудовия договор.

Връчването се удостоверява с подпис и дата. Практически е добре екземплярът за работодателя да съдържа ясно:

• името на работника или служителя;
• подпис за получаване;
• дата на връчване.

Екземплярът на работодателя се съхранява като част от документацията по трудовото правоотношение.

Трябва ли длъжностната характеристика да се връчва всяка година?

Не. Кодексът на труда не предвижда ежегодно повторно връчване само поради настъпването на нова календарна година.

Нов екземпляр се предоставя, когато е налице промяна, която изисква работещият да бъде запознат с актуализираната характеристика.

Кога се променя длъжностната характеристика?

Длъжностната характеристика трябва да отразява реалната организация на работата. Преглед е необходим при промяна в:

• организационната структура;
• работните процеси;
• технологията;
• оборудването;
• функциите и отговорностите на длъжността;
• нормативните изисквания;
• подчинеността и взаимодействията;
• изискванията за квалификация или правоспособност.

Работодателят разполага с организационна власт да определя и актуализира длъжностните характеристики, но чрез тях не трябва едностранно да се променя съществено договореният характер на работата в нарушение на трудовото законодателство.

Примерна структура на длъжностна характеристика

Една практична структура може да изглежда така:

Тази структура е примерна. Тя трябва да бъде адаптирана към конкретната длъжност и организация.

Сборник с типови длъжностни характеристики

ZBUT.BG предоставя Сборник с типови длъжностни характеристики, който съдържа примерни професионално-квалификационни характеристики и структура за разработване на длъжностни характеристики за различни длъжности.

Сборникът е практическа основа при изготвяне на фирмени длъжностни характеристики. Типовите характеристики трябва да се допълват и конкретизират според особеностите на работното място, производствената и организационната структура и реалните трудови функции.

Чести грешки при изготвяне на длъжностна характеристика

Копиране на готов образец без редакция

Готовият образец е отправна точка. Ако бъде приложен без съобразяване с реалното работно място, организацията и технологията, документът няма да описва точно работата.

Несъответствие с трудовия договор

Наименованието и основният характер на работата в длъжностната характеристика трябва да бъдат съгласувани с трудовото правоотношение.

Твърде общи задължения

Изрази като „изпълнява всички възложени задачи“ без връзка с характера на длъжността не дават достатъчна яснота за трудовата функция.

Прекалено подробно описание

Обратната крайност също не е добра. Длъжностната характеристика не трябва да описва всяко ежедневно действие до степен, която пречи на нормалната организация на работата.

Неактуални изисквания

Кодове по НКПД, квалификационни изисквания, нормативни актове и организационни връзки трябва да се преглеждат при промени.

Готови образци на длъжностни характеристики

ZBUT.BG поддържа каталог с готови образци за различни длъжности. Те са предназначени като практическа основа за разработване на фирмена длъжностна характеристика.

Често задавани въпроси за длъжностната характеристика

Задължителна ли е длъжностната характеристика?

Да. Чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекса на труда задължава работодателя да предостави на работника или служителя длъжностна характеристика при сключване на трудовия договор.

Има ли задължителен образец на длъжностна характеристика?

Не. Трудовото законодателство не определя един универсален нормативен образец или задължителна структура за всички длъжности.

Кой изготвя длъжностната характеристика?

Работодателят организира разработването и утвърждаването на длъжностната характеристика за съответната длъжност.

Кога се връчва длъжностната характеристика?

Екземпляр се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис, като се отбелязва датата на връчването.

Трябва ли да се връчва всяка година?

Не. Кодексът на труда не предвижда ежегодно повторно връчване само поради смяна на календарната година.

Задължително ли е да има код по НКПД?

В практиката кодът по НКПД служи за точно идентифициране на длъжността и трябва да бъде съобразен с наименованието и реалното съдържание на работата.

Може ли работодателят да промени длъжностната характеристика?

Работодателят може да актуализира документа при организационни, нормативни или технологични промени. Промяната не трябва да води до недопустимо едностранно изменение на договорения характер на работата.

Може ли готов образец да се приложи директно?

Не е добра практика. Образецът трябва да се адаптира към конкретния работодател, структурата, работното място, трудовите задачи и приложимите нормативни изисквания.

За какво служи сборникът с типови длъжностни характеристики?

Сборникът служи като практическа база и примерна структура. Типовите характеристики трябва да бъдат конкретизирани според реалната организация на труда и конкретното работно място.