Трудов договор и възникване
Практическо ръководство за трудовия договор – необходими документи, задължително съдържание, Регистър на заетостта, постъпване на работа и трудово досие
Трудов договор – сключване, съдържание, документи и постъпване на работа
Трудовото правоотношение възниква на договорна основа. Работодателят и работникът или служителят постигат съгласие относно длъжността, характера на работата, мястото на работа, възнаграждението, работното време, отпуска и другите условия на труд.
Датата на сключване на трудовия договор е датата, на която страните са постигнали съгласие и са подписали договора. Началото на изпълнението може да бъде на същата или на друга уговорена дата.
1. Трудовото досие
Работодателят води трудово досие за всеки работник или служител. В него се съхраняват документите, свързани с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Трудовото досие трябва да бъде организирано така, че да се проследява цялото развитие на трудовото правоотношение – от назначаването до прекратяването.
2. Какви документи са необходими при назначаване?
Документите, необходими за сключване на трудов договор, се определят от приложимото трудово законодателство и от изискванията за конкретната длъжност.
Сред основните документи са:
- документ за самоличност – представя се за идентификация и се връща на лицето;
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за конкретната работа;
- документ за професионален или трудов стаж, когато длъжността изисква определен стаж;
- документ за предварителен медицински преглед, когато е приложим;
- свидетелство за съдимост, когато закон или друг нормативен акт изисква удостоверяване на съдебно минало;
- разрешение от Инспекцията по труда при наемане на непълнолетно лице в случаите, в които такова разрешение се изисква;
- други специални документи, когато произтичат от характера на работата – например свидетелство за управление, карта за квалификация, правоспособност или лиценз.
3. Лични данни при сключване на трудов договор
Работодателят обработва лични данни, които са необходими за сключването и изпълнението на трудовото правоотношение, както и за изпълнение на нормативни задължения.
Не следва автоматично да се изисква съгласие от служителя за обработване на данни, когато работодателят разполага с друго валидно правно основание – например изпълнение на трудов договор или законово задължение.
За допълнителни цели, които не произтичат от трудовото правоотношение или нормативно задължение, трябва да се извърши отделна преценка на правното основание за обработване.
4. Задължителна форма на трудовия договор
Трудовият договор се сключва в писмена форма.
Договорът се подписва от работодателя и работника или служителя.
Работникът или служителят трябва да получи собствен екземпляр от договора, подписан от двете страни.
5. Какво трябва да съдържа трудовият договор?
Задължителното съдържание на трудовия договор е определено в Кодекса на труда.
Договорът трябва да съдържа данни за страните и да определя най-малко:
- мястото на работа;
- наименованието на длъжността и характера на работата;
- датата на сключване и началото на изпълнение на договора;
- времетраенето на трудовия договор;
- размера на основния, удължения и допълнителния платен годишен отпуск, когато такива са приложими;
- срока на предизвестие при прекратяване;
- основното и допълнителните трудови възнаграждения с постоянен характер;
- периодичността на изплащането на трудовото възнаграждение;
- продължителността на работния ден или работната седмица.
Страните могат да договорят и други условия, доколкото те не противоречат на императивни правни норми.
6. Наименование на длъжността и НКПД
Наименованието на длъжността трябва да съответства на Националната класификация на професиите и длъжностите.
При избора на длъжност работодателят трябва да съобрази действително възложените функции с подходящото наименование и код по НКПД.
7. Безсрочен и срочен трудов договор
Трудовият договор може да бъде сключен за неопределено време или като срочен трудов договор.
Когато страните не са уговорили изрично срок, договорът се счита за сключен за неопределено време.
Срочните договори се сключват само при условията и основанията, предвидени в Кодекса на труда.
Срочният договор не следва да се прилага механично вместо безсрочен договор, когато липсва законово основание за срочност.
8. Трудов договор със срок за изпитване
Когато е необходимо да се провери годността на работника или служителя да изпълнява конкретната работа, може да бъде договорен срок за изпитване.
Срокът за изпитване е до 6 месеца.
В договора трябва да бъде посочено в чия полза е уговорен срокът за изпитване. Ако това не е посочено, приема се, че е уговорен в полза и на двете страни.
За една и съща работа с един и същ работник или служител при един работодател срок за изпитване се договаря само веднъж.
9. Регистър на заетостта и единен електронен трудов запис
От 1 юни 2025 г. действа Регистърът на заетостта и единният електронен трудов запис.
Работодателят вписва данните за трудовото правоотношение по реда и в сроковете, определени в Кодекса на труда и Наредбата за вписване в Регистъра на заетостта.
При сключване на трудов договор данните за началото на трудовото правоотношение се вписват в съответния нормативно определен срок.
10. Какво трябва да получи служителят преди да започне работа?
Преди фактическото постъпване на работа работодателят трябва да предостави на работника или служителя:
- екземпляр от трудовия договор, подписан от двете страни;
- копие от вписването на началото на трудовото правоотношение в Регистъра на заетостта, заверено по установения ред.
Работодателят не трябва да допуска работника или служителя до работа преди изпълнение на тези изисквания.
11. Кога трябва да постъпи служителят на работа?
Работникът или служителят постъпва на работа на уговорената дата.
Когато страните не са уговорили друг срок, се прилага срокът, предвиден в трудовото законодателство.
12. Длъжностна характеристика
При сключването на трудовия договор работодателят трябва да запознае работника или служителя с трудовите задължения, произтичащи от длъжността.
На служителя се предоставя длъжностна характеристика срещу подпис, като се отбелязва датата на връчването.
Длъжностната характеристика трябва да съответства на реално възложената работа и да описва основните функции, отговорности, подчиненост и изисквания за длъжността.
13. Други документи при постъпване на работа
В зависимост от дейността и организацията на работодателя при постъпване могат да бъдат необходими и други документи и действия, например:
- декларации и документи, свързани с трудовото и осигурителното законодателство;
- документи за квалификация и правоспособност;
- документи за проведен предварителен медицински преглед;
- инструктажи по безопасност и здраве при работа;
- запознаване с Правилника за вътрешния трудов ред;
- запознаване с вътрешни политики, правила и инструкции;
- предоставяне на работно облекло и лични предпазни средства, когато са необходими;
- други документи, произтичащи от характера на работата.
14. Трудовата книжка след 1 юни 2025 г.
От 1 юни 2025 г. данните за трудовата дейност се поддържат в Регистъра на заетостта чрез единния електронен трудов запис.
За трудовите книжки, издадени преди тази дата, се прилага преходен режим.
Старите трудови книжки не трябва да се третират като основен текущ носител на новите данни за трудовото правоотношение след въвеждането на Регистъра на заетостта.
15. Практически ред за назначаване
- Определете длъжността и кода по НКПД.
- Проверете изискванията за образование, квалификация и правоспособност.
- Съберете само необходимите документи за назначаване.
- Изгответе трудовия договор.
- Подпишете договора с работника или служителя.
- Впишете необходимите данни в Регистъра на заетостта.
- Предоставете на служителя подписан екземпляр от договора и копие от вписването.
- Връчете длъжностната характеристика.
- Проведете необходимите инструктажи и запознаване с вътрешните правила.
- Допуснете лицето до работа след изпълнение на законовите изисквания.
16. Чести грешки при назначаване
- допускане на служителя до работа преди оформяне на необходимите документи;
- избор на неподходяща длъжност по НКПД;
- непълно съдържание на трудовия договор;
- липса на длъжностна характеристика;
- събиране на прекомерни лични данни;
- необосновано сключване на срочен трудов договор;
- повторно уговаряне на срок за изпитване за същата работа;
- работа със стари образци, които не отразяват Регистъра на заетостта.
17. Свързани страници
Често задавани въпроси
Трябва ли трудовият договор да бъде писмен?
Да. Трудовият договор задължително се сключва в писмена форма.
Може ли работникът да започне работа веднага след подписването?
Не. Преди постъпването на работа работодателят трябва да предостави подписан екземпляр от договора и копие от вписването на началото на трудовото правоотношение в Регистъра на заетостта.
Колко е максималният срок за изпитване?
Максималният срок за изпитване е 6 месеца.
Трябва ли да има длъжностна характеристика?
Да. Работодателят предоставя длъжностната характеристика на работника или служителя срещу подпис.
Има ли трудова книжка след 1 юни 2025 г.?
За новите данни за трудовата дейност основният източник е Регистърът на заетостта и единният електронен трудов запис. За старите трудови книжки се прилагат преходните правила.
В какъв срок се вписва новият трудов договор?
Данните за сключването на трудов договор се вписват в Регистъра на заетостта в нормативно определения срок.