Трудово досие
Трудово досие на работника. Документи в трудовото досие на всеки работник. Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя

за всеки работещ, включително и напусналите
(неизчерпателен списък на необходимите документи)
Работодателя е задължен да води трудово досие на работника или служителя. Какви са необходими документи за трудово досие на работник.
✔️Трудово досие е Комплект писмени документи, касаещи трудовото правоотношение на работника или служителя. Изготвянето на някои от документите и съхранението им е задължение и отговорност на работодателя.
Изричното задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя е изискано от измененията и допълненията в Кодекса на труда (КТ), обнародвани в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г. Преди това досието все пак беше препоръчително с оглед на по-добро систематизиране на документите, свързани с персонала и много предприятия поддържаха окомплектовано трудово досие.
Според последните промени в Кодекса на труда, в сила от 01.01.2017, част от документите от трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. Но все още обнародвана Наредба по този въпрос няма.
I.Документи изискващи се от служителя:
- Молба за постъпване на работа /Заявление за постъпване на работа в предприятието/;
- Документ за самоличност - по добър вариант е „Формуляр за кандидатстване за работа", според Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ лична карта се ползва само като източник на информация и се връща веднага;
- Документ за придобито образование - специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други. От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени "вярно с оригинала" от служителя, който ги е приел;
- Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца - оригинал;
- Свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало - оригинал. Имайте предвид, че този документ има срок на валидност 6 месеца;
- Разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години - оригинал;
- Трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. В много случаи за заемането на длъжността се изисква притежаването на определен стаж - копие(хубаво е да се направи копие, след като се попълнят данните за назначение)
- Копие от решения на ТЕЛК/ НЕЛК;
- Копие от „Производствена характеристика" (ако е издавана от предприятието);
II.Документи предоставени от работодателя:
- Трудов договор;
- Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (върху справката за прието уведомление от НАП, трябва да има подпис на служителя);
- Длъжностна характеристика;
III.От работодателя - Декларации и формуляри за подпис: - Декларация по чл. 348, ал. 2 от КТ - когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка;
- Декларация за съхранение на ТК от Работодателя - Много от служителите изразяват желание трудовите им книжки да бъдат съхранявани при работодателя. Служители, които желаят работодателят да съхранява трудовите им книжки, декларират това писмено и тази декларация заедно с трудовата книжка се съхранява в трудовото им досие. (не е желателно да се съхраняват от работодателя, защото ако има физическо унищожаване на документите при природно бедствие и т.н. следва Чл. 350 (2) от КТ - Когато трудовата книжка бъде изгубена по вина на работодателя, по искане на работника или служителя се издава нова трудова книжка от съответната инспекция по труда. В този случай работодателят представя на инспекцията по труда необходимите данни от предишните работодател);
- Служебна бележка за проведен първоначален инструктаж;
- Декларация, че служителя се е запознал с: вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал (препоръчително е всеки служител да подписва такава декларация, вместо списъка в края на всеки от тези документи);
- Заключение от службата по трудова медицина за пригодността на работещия;
- Декларация за използване на личните данни - Всеки Администратор на лични данни има право да ги обработва само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено;
- Акт за встъпване в длъжност;
- Молба за плащане на заплата по банков път;
- Декларация за банкова сметка за изплащане на парични обезщетение и помощи от ДОО - хубаво е да се попълни още при постъпването, за да не се забавят болничните, когато се представят;
- Декларация във връзка с авторско право - това не е задължително, но може да бъде препоръчително при работа със специализиран софтуер. В Кредо има заповед за забрана качването на пиратски софтуер. В тази Декларация служителите заявяват, че са запознати със Заповедта.
IV. Документи през времето на ТД:
- Заявления и заповеди за всички видове отпуск - оригинали;
- Всички молби на лицето за промяна в условията на ТД - оригинал;
- Всички заповеди от Работодателя за награди и наказания - копия;
- Копие от болничен лист;
- Допълнителни споразумения;
- Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (когато е необходимо)
V.При прекратяване на ТД:
- Молба за прекратяване на трудово правоотношение (задължително е да има волеизявление при взаимно съгласие);
- Писмено предизвестие - от работника или работодателя;
- Заповед за прекратяване на трудов договор;
- Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (на справката от НАП не е необходим подпис на служителя);
- Копия от издадените от работодателя документи във връзка с пенсионирането на лицето (УП 2, УП 3) - подписани от служителя при получаването;
- Служебна бележка по чл. 45, ал. 2, т. 1 от ЗДДФЛ - подписана от служителя с дата на получаване.
VI.Да се подпише служителя / работника, че е запознат с: - Правилника за вътрешен ред съгласно чл.127, ал.1, т.5 от КТ;
- Правилата за здравословни и безопасни условия за труд съгласно чл.127, ал.1, т.5 от КТ;
- Рисковете за здравето и безопасността ,съгласно чл.19 ал.1 и 2 от ЗЗБУТ;
- Плана за предотвратяване и ликвидиране на аварии съгласно чл. 248, ал. 2 от Наредба № 7 за минималните изисквания за здравословни и безопасни условия на труд;
- Инструкциите за безопасна работа съгласно чл. 281 от КТ и Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г.
- Вътрешни правила за работна заплата съгласно чл.34 от ВПРЗ;
- Правилата за ПБ произтичащи от чл.7 от Наредба №8121з-647 от 1 октомври 2014 г.
- Правилата за първа долекарска помощ съгласно чл.12, ал.2,т."ж" от Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г.
- Да се проведе начален инструктаж и да се подпише в книгата за начален инструктаж в деня на явяване на работа. След това се издава служебна бележка за проведен начален инструктаж която се съхранява в личното досие на служителя;
- Да се проведе инструктаж на работно място и да се подпише в книгата за перодичен инструктаж. След това се издава и протокол за обучение на работно място;
- Запознаване с оценката на риска от разпространение на коронавируса (2019-nCoV)