Трудово досие

Трудово досие на работника.Документи в трудовото досие на всеки работник.Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя

за всеки работещ, включително и напусналите
(неизчерпателен списък на необходимите документи)

Работодателя е задължен да води трудово досие на работника или служителя. Какви са необходими документи за трудово досие на работник.
✔️Трудово досие е Комплект писмени документи, касаещи трудовото правоотношение на работника или служителя. Изготвянето на някои от документите и съхранението им е задължение и отговорност на работодателя.

Изричното задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя е изискано от измененията и допълненията в Кодекса на труда (КТ), обнародвани в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г.

Преди това досието все пак беше препоръчително с оглед на по-добро систематизиране на документите, свързани с персонала и много предприятия поддържаха окомплектовано трудово досие.
Според последните промени в Кодекса на труда, в сила от 01.01.2017, част от документите от трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. Но все още обнародвана Наредба по този въпрос няма.


I.Документи изискващи се от служителя:
  • Молба за постъпване на работа /Заявление за постъпване на работа в предприятието/;
  • Документ за самоличност - по добър вариант е „Формуляр за кандидатстване за работа", според Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ лична карта се ползва само като източник на информация и се връща веднага;
  • Документ за придобито образование - специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други. От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени "вярно с оригинала" от служителя, който ги е приел;
  • Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца - оригинал; 
  • Свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало - оригинал. Имайте предвид, че този документ има срок на валидност 6 месеца; 
  • Разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години - оригинал; 
  • Трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. В много случаи за заемането на длъжността се изисква притежаването на определен стаж - копие(хубаво е да се направи копие, след като се попълнят данните за назначение)
  • Копие от решения на ТЕЛК/ НЕЛК;
  • Копие от „Производствена характеристика" (ако е издавана от предприятието);
II.Документи предоставени от работодателя:
  • Трудов договор;
  • Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (върху справката за прието уведомление от НАП, трябва да има подпис на служителя);
  • Длъжностна характеристика;
III.От работодателя - Декларации и формуляри за подпис:
  • Декларация по чл. 348, ал. 2 от КТ - когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка;
  • Декларация за съхранение на ТК от Работодателя - Много от служителите изразяват желание трудовите им книжки да бъдат съхранявани при работодателя. Служители, които желаят работодателят да съхранява трудовите им книжки, декларират това писмено и тази декларация заедно с трудовата книжка се съхранява в трудовото им досие. (не е желателно да се съхраняват от работодателя, защото ако има физическо унищожаване на документите при природно бедствие и т.н. следва Чл. 350 (2) от КТ - Когато трудовата книжка бъде изгубена по вина на работодателя, по искане на работника или служителя се издава нова трудова книжка от съответната инспекция по труда. В този случай работодателят представя на инспекцията по труда необходимите данни от предишните работодател);
  • Служебна бележка за проведен първоначален инструктаж;
  • Декларация, че служителя се е запознал с: вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал (препоръчително е всеки служител да подписва такава декларация, вместо списъка в края на всеки от тези документи);
  • Заключение от службата по трудова медицина за пригодността на работещия;
  • Декларация за използване на личните данни - Всеки Администратор на лични данни има право да ги обработва само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено;
  • Акт за встъпване в длъжност;
  • Молба за плащане на заплата по банков път;
  • Декларация за банкова сметка за изплащане на парични обезщетение и помощи от ДОО - хубаво е да се попълни още при постъпването, за да не се забавят болничните, когато се представят;
  • Декларация във връзка с авторско право - това не е задължително, но може да бъде препоръчително при работа със специализиран софтуер. В Кредо има заповед за забрана качването на пиратски софтуер. В тази Декларация служителите заявяват, че са запознати със Заповедта.
IV. Документи през времето на ТД:
  • Заявления и заповеди за всички видове отпуск - оригинали;
  • Всички молби на лицето за промяна в условията на ТД - оригинал;
  • Всички заповеди от Работодателя за награди и наказания - копия;
  • Копие от болничен лист;
  • Допълнителни споразумения;
  • Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (когато е необходимо)
V.При прекратяване на ТД:
  • Молба за прекратяване на трудово правоотношение (задължително е да има волеизявление при взаимно съгласие);
  • Писмено предизвестие - от работника или работодателя;
  • Заповед за прекратяване на трудов договор;
  • Уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ - заверено от НАП (на справката от НАП не е необходим подпис на служителя);
  • Копия от издадените от работодателя документи във връзка с пенсионирането на лицето (УП 2, УП 3) - подписани от служителя при получаването;
  • Служебна бележка по чл. 45, ал. 2, т. 1 от ЗДДФЛ - подписана от служителя с дата на получаване.
VI.Да се подпише служителя / работника, че е запознат с:
  • Правилника за вътрешен ред съгласно чл.127, ал.1, т.5 от КТ;
  • Правилата за здравословни и безопасни условия за труд съгласно чл.127, ал.1, т.5 от КТ;
  • Рисковете за здравето и безопасността ,съгласно чл.19 ал.1 и 2 от ЗЗБУТ;
  • Плана за предотвратяване и ликвидиране на аварии съгласно чл. 248, ал. 2 от Наредба № 7 за минималните изисквания за здравословни и безопасни условия на труд;
  • Инструкциите за безопасна работа съгласно чл. 281 от КТ и Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г.
  • Вътрешни правила за работна заплата съгласно чл.34 от ВПРЗ;
  • Правилата за ПБ произтичащи от чл.7 от Наредба №8121з-647 от 1 октомври 2014 г.
  • Правилата за първа долекарска помощ съгласно чл.12, ал.2,т."ж" от Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г.
  • Да се проведе начален инструктаж и да се подпише в книгата за начален инструктаж в деня на явяване на работаСлед това се издава служебна бележка за проведен начален инструктаж която се съхранява в личното досие на служителя;
  • Да се проведе инструктаж на работно място и да се подпише в книгата за перодичен инструктаж. След това се издава и протокол за обучение на работно място;