Инструкция за правилно документиране на инструктажи
Правилно документиране на инструктажите по ЗБУТ съгласно Наредба № РД-07-2 – книги за инструктаж, електронни документи, попълване, подписи и чести грешки
Правилното документиране на инструктажите по безопасност и здраве при работа е част от задълженията на работодателя по организацията на ЗБУТ. Не е достатъчно инструктажът да бъде проведен – той трябва да бъде документиран по реда, определен в Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г.
След измененията в Наредба № РД-07-2, обнародвани в ДВ, бр. 54 от 25.06.2024 г., инструктажите могат да се документират в книги за инструктаж или чрез електронни документи.
Как се документират инструктажите по ЗБУТ?
Съгласно чл. 11б от Наредба № РД-07-2 проведените инструктажи се документират по един от следните начини:
- в книги за инструктаж съгласно Приложение № 1 към наредбата;
- чрез електронни документи при спазване на нормативните изисквания.
Когато работодателят води инструктажите на хартиен носител, трябва да попълва съответната книга според вида на проведения инструктаж.
Кои книги за инструктаж се водят?
Приложение № 1 към Наредба № РД-07-2 съдържа образци за документиране на различните видове инструктаж.
1. Книга за начален инструктаж
В нея се документира проведеният начален инструктаж.
2. Книга за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж
В една книга се документират тези три вида инструктаж, като в съответната графа се посочва конкретният вид.
3. Книга за ежедневен инструктаж
В нея се документира ежедневният инструктаж за работещите, за които такъв се изисква.
Документиране на началния инструктаж
Началният инструктаж се провежда в деня на постъпване или явяване на работа и се документира в книгата за начален инструктаж.
Инструктажът се провежда от лице, определено от работодателя, по предварително утвърдена програма.
Документиране на инструктажа на работното място
Инструктажът на работното място се провежда преди работещият да бъде допуснат до самостоятелна работа.
Проведеният инструктаж се записва в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж. В графата за вида на инструктажа се отбелязва „на работното място“.
Инструктажът трябва да бъде съобразен с конкретното работно място, оборудването, извършваните дейности, опасностите и резултатите от оценката на риска.
Допускане до самостоятелна работа
Когато за съответната дейност се изисква обучение и изпит преди допускане до самостоятелна работа, трябва да бъде спазен и редът за обучение и проверка на знанията.
При успешно проведено обучение и изпит се съставя съответният протокол. Работещият се допуска до самостоятелна работа след изпълнение на приложимите изисквания.
Едновременно провеждане на начален инструктаж и инструктаж на работното място
Наредба № РД-07-2 допуска в определени случаи началният инструктаж и инструктажът на работното място да се проведат едновременно.
Това се отнася до предприятия с по-малко от 50 работещи и/или с ограничен обем производствени дейности, както и до други случаи, определени в действащата редакция на наредбата.
Когато двата инструктажа се провеждат едновременно, работодателят трябва да осигури правилното им документиране в съответните документи.
Документиране на периодичния инструктаж
Периодичният инструктаж се документира в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж.
В графата за вида на инструктажа се записва „периодичен“.
Периодичният инструктаж се провежда:
- не по-рядко от веднъж на три месеца за работещите, пряко заети в дейности с висок производствен риск по Наредба № РД-07-2;
- не по-рядко от веднъж годишно за останалите работещи, освен когато друг нормативен акт определя по-кратък период.
Документиране на ежедневния инструктаж
Ежедневният инструктаж се документира в отделната книга за ежедневен инструктаж.
Този инструктаж се провежда за работещите, пряко заети в дейности с висок производствен риск, за които Наредба № РД-07-2 изисква ежедневен инструктаж.
Сред тях попадат определени дейности в строителството, минното дело, работа с опасни химични вещества, превози на опасни товари и други дейности, посочени в нормативната уредба.
Инструктажът се провежда непосредствено преди започване на работата и се документира за съответния работен ден или смяна.
Документиране на извънредния инструктаж
Извънредният инструктаж се документира в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж.
В графата за вида на инструктажа се записва „извънреден“.
Такъв инструктаж се провежда в предвидените от Наредба № РД-07-2 случаи, сред които:
- след трудова злополука;
- при установена професионална болест;
- след пожар, промишлена авария или природно бедствие;
- при груби нарушения на правилата по ЗБУТ;
- при промяна на технологичния процес;
- при въвеждане на нови машини и съоръжения;
- при промяна на работното място или организацията на работа;
- по предписание на контролен орган;
- в други случаи, определени от нормативната уредба или работодателя.
Електронно документиране на инструктажите
Наредба № РД-07-2 вече допуска инструктажите да се документират и чрез електронни документи.
Електронният документ за проведения инструктаж трябва да съдържа данните, определени в Приложение № 1 за съответния вид инструктаж.
Документът трябва да бъде създаден съгласно изискванията на приложимото европейско и българско законодателство за електронната идентификация и електронните удостоверителни услуги.
Къде се съхранява електронният документ?
Електронните документи за проведените инструктажи се съхраняват в трудовото досие на работещия.
Работодателят трябва да организира системата така, че документите да бъдат идентифицируеми, достъпни и свързани със съответния работещ.
Дистанционно провеждане на инструктаж
Наредба № РД-07-2 допуска инструктажът да бъде проведен в присъствена или дистанционна форма.
Когато работодателят организира дистанционен инструктаж, той трябва да утвърди правила за неговото провеждане и да определи информационните и комуникационните технологии и реда за тяхното прилагане.
Работещият трябва да бъде запознат с тези правила преди провеждането на дистанционния инструктаж.
Какво трябва да провери работодателят?
Проверете последователно:
- Има ли писмено определени видове инструктаж?
- Определени ли са лицата, които подлежат на инструктаж?
- Има ли утвърдени програми?
- Определени ли са лицата, които провеждат инструктажите?
- Избран ли е правилният вид инструктаж?
- Спазена ли е изискуемата периодичност?
- Попълнена ли е правилната книга?
- Попълнени ли са всички приложими реквизити?
- Съответстват ли датите на реалното провеждане?
- Има ли необходимите подписи?
- При електронно документиране изпълнени ли са изискванията за електронен подпис?
- Съхранява ли се документацията по установения ред?
Често допускани грешки при документиране на инструктажите
- инструктажът е проведен, но не е документиран;
- избран е грешен вид книга;
- липсва видът на проведения инструктаж;
- датата не съответства на реалното провеждане;
- липсват задължителни данни;
- липсва подпис на инструктираното лице или на провеждащия инструктажа;
- периодичният инструктаж е проведен след изтичане на определения срок;
- работещият е допуснат до самостоятелна работа преди приключване на необходимия инструктаж или обучение;
- едни и същи текстове се вписват механично без връзка с конкретните рискове;
- електронен инструктаж се отчита без изпълнение на изискванията за електронно документиране.
Колко време се съхранява документацията?
Документацията, свързана с обученията и инструктажите по безопасност и здраве при работа, трябва да се съхранява съгласно сроковете и правилата, определени в действащата нормативна уредба.
При електронно документиране документите за проведен инструктаж се съхраняват в трудовото досие на работещия.
Видове обучение и инструктаж по ЗБУТ
Подробна информация за началния, инструктажа на работното място, периодичния, ежедневния и извънредния инструктаж ще намерите в:
Видове обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа.
Обучение за лица, провеждащи инструктажи
Лицата, които работодателят определя да провеждат инструктажи, трябва да познават нормативните изисквания, организацията на различните видове инструктаж и правилата за тяхното документиране.
Онлайн обучение за лица, провеждащи инструктаж.
Учебна програма за организация и документиране на инструктажите
За подготовка на лицата, които организират и документират инструктажите, вижте:
Учебна програма за организация и водене на документация за провеждане на инструктажи.
Нормативна основа
- Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г.;
- Закон за здравословни и безопасни условия на труд;
- Нормативни документи по ЗБУТ.
Често задавани въпроси
В коя книга се документира началният инструктаж?
Началният инструктаж се документира в книгата за начален инструктаж по Приложение № 1 към Наредба № РД-07-2.
Къде се записва периодичният инструктаж?
Периодичният инструктаж се документира в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж.
Има ли отделна книга за извънреден инструктаж?
Не. Извънредният инструктаж се записва в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж и извънреден инструктаж.
Има ли отделна книга за ежедневен инструктаж?
Да. Ежедневният инструктаж се документира в отделна книга за ежедневен инструктаж.
Може ли инструктажите да се документират електронно?
Да. Наредба № РД-07-2 допуска документиране чрез електронни документи при спазване на установените изисквания.
Как се подписва електронният документ за инструктаж?
Електронният документ се подписва с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, осигурен за сметка на работодателя.
Къде се съхранява електронният инструктаж?
Електронният документ за проведения инструктаж се съхранява в трудовото досие на работещия.
Може ли инструктажът да бъде дистанционен?
Да. Действащата Наредба № РД-07-2 допуска присъствена и дистанционна форма на инструктаж при изпълнение на съответните изисквания.